KI-Telefonassistent: Anrufe automatisch beantworten
Ein KI-Telefonassistent ist ein digitaler Mitarbeiter, der eingehende Anrufe mit natürlicher Stimme entgegennimmt, das Anliegen erfasst und daraus den nächsten Schritt auslöst: einen Termin buchen, einen Rückruf notieren oder die Anfrage ins CRM schreiben. Für lokale Betriebe schließt er die teuerste Lücke im Alltag, den Anruf, der niemanden erreicht, weil gerade alle arbeiten. Dieser Leitfaden erklärt, was ein KI-Telefonassistent kann, warum verpasste Anrufe bares Geld kosten, wie Stellon ihn einrichtet und was er kostet.
Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die selbstständig telefoniert. Sie meldet sich mit Ihrem Firmennamen, versteht gesprochene Sprache, beantwortet wiederkehrende Fragen und hält Termine, Kontaktdaten und Anliegen strukturiert fest. Anders als ein klassischer Anrufbeantworter nimmt sie nicht nur auf, sondern führt ein echtes Gespräch und übergibt das Ergebnis direkt an Kalender, CRM oder WhatsApp.
Man unterscheidet zwei Ausbaustufen: einen Chatbot, der schriftliche Anfragen auf Website und WhatsApp beantwortet, und einen Voice-Agent, der tatsächlich am Telefon spricht. Beide gehören bei Stellon zum Produkt Stellon Office, dem digitalen Bürobetrieb für lokale Betriebe.
Warum verpasste Anrufe Betriebe Geld kosten
Der erste Kontakt entscheidet oft über den Auftrag. Wer nicht erreichbar ist, verliert die Anfrage an den nächsten Anbieter, der ans Telefon geht. Das ist keine Vermutung, sondern durch Branchendaten belegt:
- Je nach Studie werden bei kleinen Betrieben 30 bis 62 Prozent der eingehenden Anrufe nicht beantwortet (u. a. BIA/Kelsey).
- Rund 80 Prozent der Anrufer hinterlassen keine Nachricht auf der Mailbox, sie rufen einfach den Nächsten an.
- Laut der Bitkom/ZDH-Digitalisierungsstudie 2025 nehmen 85 Prozent der Handwerksbetriebe gestiegene Anforderungen an die Erreichbarkeit wahr.
Quellen: BIA/Kelsey; AT&T-Erhebung; Bitkom/ZDH-Digitalisierungsstudie 2025 (504 Betriebe, repräsentativ).
Für einen Handwerksbetrieb bedeutet ein verpasster Notruf am Wochenende schnell einen vierstelligen Auftrag, der zur Konkurrenz wandert. In der Gastronomie sind es Reservierungen, die während des Mittagsgeschäfts niemand annehmen kann. Genau diese Anrufe fängt ein KI-Telefonassistent ab.
Wie der KI-Telefonassistent von Stellon arbeitet
Der Assistent wird über eine Rufumleitung an Ihre bestehende Nummer angebunden, zum Beispiel nur außerhalb der Geschäftszeiten, bei Besetzt oder nach mehrmaligem Klingeln. Aus einem angenommenen Anruf entsteht automatisch der nächste Arbeitsschritt:
- Anruf annehmen: Der Assistent meldet sich mit Ihrem Namen und erfasst das Anliegen.
- Termin buchen: Passt ein Termin, trägt er ihn direkt in Ihren verbundenen Kalender ein.
- Kontakt anlegen: Name, Nummer und Anliegen landen automatisch in Ihrem CRM.
- Bestätigung senden: Der Anrufer bekommt sofort eine Nachricht per WhatsApp oder E-Mail.
- Sie informieren: Sie erhalten eine kurze Zusammenfassung jedes Anrufs, ohne selbst ans Telefon gegangen zu sein.
Bevor der Assistent live geht, hören Sie ihn in einer Testversion und geben ihn frei. Sie legen fest, welche Themen er selbst beantwortet und welche direkt an einen Menschen gehen.
Für welche Betriebe sich das besonders lohnt
Am größten ist der Effekt dort, wo während der Arbeit niemand ans Telefon kann und wo einzelne Anfragen viel wert sind:
- Handwerk: Monteure auf der Baustelle verpassen sonst jeden Anruf. Notfälle wie Rohrbruch oder Heizungsausfall sind zeitkritisch und lukrativ.
- Gastronomie: Reservierungen und Abholbestellungen werden auch im vollen Mittagsgeschäft angenommen.
- Autohaus & Dienstleister: Werkstatttermine, Rückrufe und Standardfragen laufen, ohne das Serviceteam zu unterbrechen.
Was Sie davon haben
Ein KI-Telefonassistent verspricht keine Wunderzahlen. Er sorgt für einen einfachen, spürbaren Unterschied: kein verlorener Anruf mehr, schnellere Reaktion und ein Team, das sich auf die Arbeit konzentrieren kann, statt ständig unterbrochen zu werden.
- Anrufe werden rund um die Uhr angenommen, auch abends und am Wochenende.
- Aus jeder Anfrage wird automatisch ein Termin, ein Kontakt oder ein Rückruf.
- Sie sehen jeden Anruf als Zusammenfassung, nichts geht mehr unter.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Der Preis hängt davon ab, ob Sie einen schriftlichen Chatbot oder einen sprechenden Voice-Agent brauchen und wie viele Anrufe anfallen. Als Orientierung:
Alle Preise sind Startpunkte und hängen vom Umfang ab. Die monatliche Betreuung ist jederzeit kündbar, es gibt kein Abo mit fester Laufzeit. Im ersten Gespräch bekommen Sie ein konkretes Angebot.
Häufige Fragen
Ein einfacher Chatbot startet ab 200 € pro Monat, ein sprechender Voice-Agent liegt je nach Anrufvolumen und Funktionsumfang bei bis zu rund 1.000 € pro Monat. Die einmalige Einrichtung beginnt ab 1.000 €. Die monatliche Betreuung ist jederzeit kündbar, es gibt kein Abo mit fester Laufzeit.
Nein. Der Assistent spricht mit natürlicher Stimme, meldet sich mit Ihrem Firmennamen und nimmt Anliegen, Termine und Rückrufwünsche strukturiert auf. Bevor er live geht, hören Sie ihn selbst in einer Testversion und entscheiden dann.
Ein Standard-Setup ist meist in ein bis zwei Wochen betriebsbereit. Wir hinterlegen Ihre häufigsten Fragen, Öffnungszeiten und Abläufe, verbinden Kalender und CRM und testen alles, bevor der Assistent Ihre Nummer übernimmt.
Fälle, die der Assistent nicht sicher beantworten kann, leitet er strukturiert an Sie weiter oder notiert einen Rückrufwunsch mit allen Angaben. Er erfindet keine Auskünfte. Sie legen selbst fest, welche Themen direkt an einen Menschen gehen.
Ja. Der Assistent trägt Termine in Ihren verbundenen Kalender ein, legt den Anrufer mit Anliegen in Ihrem CRM an und kann eine Bestätigung per WhatsApp oder E-Mail auslösen. So wird aus einem Anruf automatisch der nächste Arbeitsschritt.
Bei regulierten Branchen wie Arztpraxen, Kanzleien oder Steuerberatung prüfen wir vor jeder Automatisierung, was rechtlich und beim Datenschutz zulässig ist, bevor wir etwas umsetzen. Ein Voice-Agent ist hier eine mögliche Option, die vor Umsetzung geprüft werden muss, kein festes Angebot.
Nein. Er nimmt die Anrufe ab, für die sonst niemand Zeit hat, etwa während der Arbeit auf der Baustelle oder im Mittagsgeschäft. Ihr Team bleibt für die Gespräche frei, die wirklich einen Menschen brauchen.
Ja. Der Assistent wird über eine Rufumleitung angebunden, zum Beispiel nur außerhalb der Geschäftszeiten, bei Besetzt oder nach mehrmaligem Klingeln. Ihre gewohnte Nummer bleibt bestehen.